Comisiwn y Cynulliad
Assembly Commission

NAFWC 2011(Papur 5)
System rheoli achosion y Cynulliad
(cofrestrau etholwyr)

Dyddiad:    Dydd Iau 14 Gorffennaf 2011
Amser:        12.00-14.00
Lleoliad:      Ystafell Gynadledda 4B
Enw a rhif ffôn yr awdur: Dianne Bevan, estyniad 8991

System rheoli achosion y Cynulliad

1.0     Diben a chrynodeb o’r prif faterion

1.1    Mae’r papur hwn yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Comisiwn am system rheoli achosion y Cynulliad (“y sytem gwaith achos”).

1.2    Yn ei gyfarfod ar 16 Mehefin 2011, gwahoddwyd y Comisiwn i ystyried newid y rheoliadau a fyddai’n caniatáu i staff y Cynulliad (yn ogystal ag Aelodau ar hyn o bryd) lwytho’r gofrestr o etholwyr ar y system gwaith achos.

1.3    Gofynnodd y Comisiwn am ragor o wybodaeth am nifer yr Aelodau sy’n defnyddio’r system gwaith achos, y costau sy’n gysylltiedig â’r system hyd yn hyn, goblygiadau defnyddio adnoddau’r Comisiwn, a chost a diogelwch y data wrth ganiatáu i staff y Comisiwn wneud cais am ddata oddi ar gofrestrau etholwyr, a chael mynediad at y wybodaeth honno, a’r risg i’r data gael ei ddefnyddio i roi mantais i blaid wleidyddol.

2.0     Argymhellion

2.1    Gwahoddir Comisiwn y Cynulliad i nodi’r wybodaeth a ddarparwyd a phenderfynu a ddylid gwneud cais i’r Comisiwn gael ei restru yn Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001, a fydd yn golygu bod Swyddogion Canlyniadau yn gallu anfon cofrestrau etholwyr yn uniongyrchol at staff y Cynulliad yn hytrach na thrwy Aelodau Cynulliad unigol.

3.0     Trafodaeth

3.1    Bwriad y system gwaith achos yw cynnig ffordd gyson o weithio i Aelodau a staff cymorth a allai ddisodli nifer o systemau gwahanol nad oes modd i’r Cynulliad ddarparu cymorth ar eu cyfer. Y system hon oedd y cyntaf o’i bath i unrhyw gorff seneddol yn y Deyrnas Unedig. Roedd datblygu’r system yn gam arloesol, ond roedd ansicrwydd ynghylch faint o ddefnydd fyddai’n ei chael gan mai’r Aelodau oedd yn cael dewis defnyddio’r system a’i peidio.

Nifer y defnyddwyr ar y system

3.2    Ar hyn o bryd, mae’r system gwaith achos yn rhedeg i’w llawn gapasiti o 204 o drwyddedau defnyddwyr. Ers i’r system gael ei hintegreiddio’n llawn i’r rhwydwaith TGCh newydd, ac yn dilyn etholiad y Pedwerydd Cynulliad, mae’r ceisiadau am gyfrifon newydd wedi cynyddu. Disgwylir i nifer y defnyddwyr ddisgyn cyn hir wrth i drwyddedau Aelodau nad ydynt yn dychwelyd, a’u staff cymorth, gael eu hail-ddefnyddio ar ôl y cyfnod dirwyn i ben. Mae’r defnydd o’r system wedi cynyddu tua 70 y cant dros y pedwar mis diwethaf, fel y nodir isod:

Cyfnod	Gweithgarwch yn y system
O 1 Tachwedd 2010 i 14 Chwefror 2011	1,892
O 15 Chwefror 2011 i 29 Mehefin 2011	2,716

3.3    Ar 1 Gorffennaf 2011, roedd dros 4,700 o achosion ar y system gwaith achos, a oedd yn cael eu rhannu rhwng 41 o swyddfeydd Aelodau Cynulliad.

Costau’r prosiect

3.4    Datblygwyd y cynnig gan ddefnyddio cronfeydd cychwyn prosiectau gwerth £50,000. Amcangyfrifwyd costau ychwanegol o £200,000 a oedd yn dwyn i ystyriaeth nifer y trwyddedau a oedd yn angenrheidiol, costau’r darparwr a chostau i ddatblygu’r dechnoleg. Cost terfynol y prosiect oedd £414,000. Roedd rhesymau dros y cynnydd yn cynnwys:

· angen mwy o drwyddedau na ragwelwyd (er y trafodwyd prisiau’r trwyddedau o flaen llaw a chafwyd gostyngiad yn y pris);

· cynnydd yn nifer y dyddiau rheoli prosiect a oedd yn angenrheidiol;

· angen gwaith datblygu pellach gan y darparwyr oherwydd yr heriau cyfreithiol a thechnegol a ddeilliodd o ofynion y defnyddwyr;

· TAW anadferadwy yn cael ei godi ar y trwyddedau defnyddwyr, yn dilyn newid mewn cyfraddau TAW na ystyriwyd ar ddechrau’r prosiect.

Ceir costau cynnal a chadw blynyddol o £43,000 hefyd, sydd wedi’u cynnwys o fewn y cyllidebau perthnasol.

Cofrestr etholwyr a’r system gwaith achos

3.5    Ar hyn o bryd, mae’r system gwaith achos yn cynnwys yr holl gofrestrau etholwyr yng Nghymru, a osodwyd ar y system gyda chymorth gan brif staff cymorth pob plaid wleidyddol. Nid yw’r system yn ddibynnol ar y cofrestrau etholwyr, a gallai weithio hebddynt. Fodd bynnag, mae’r data hwn yn hwyluso’r broses o wirio bod unrhyw un sy’n ysgrifennu at Aelod am gymorth yn etholwr neu o fewn rhanbarth yr Aelod.

3.6    Gofynnodd y Comisiynwyr a fyddai data etholaeth ar y system gwaith achos yn caniatáu i’r system gael ei defnyddio at ddibenion pleidiau gwleidyddol. Ni all y system gwaith achos arddweud cynnwys llythyron neu negeseuon e-bost – mater i’r Aelod dan sylw fydd hynny. O ran y potensial i’r system gael ei defnyddio at ddibenion gwleidyddol, nid yw’r system yn cefnogi defnyddio gwybodaeth oddi ar gofrestrau etholwyr er mwyn anfon swp-lythyrau at etholwyr neu bobl sy’n byw mewn ardal neu stryd benodol.

3.7    Fodd bynnag, os yw grŵp o etholwyr yn ysgrifennu at Aelod ynghylch problem, a bod manylion eu cyfeiriadau wedi’u bwydo i’r system, gellid cynhyrchu ymateb neu’r wybodaeth ddiweddaraf ar gyfer y grŵp hwnnw o’r system gwaith achos. Cynnwys yr ohebiaeth fydd yn diffinio a yw’r ymateb yn ddefnydd dilys o adnoddau’r Cynulliad neu yn ohebiaeth wleidyddol.

3.8    Pe byddai Comisiwn y Cynulliad yn cael ei enwi fel corff yn Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001, gallai staff y Cynulliad gael copïau o gofrestrau etholwyr yn uniongyrchol gan y Swyddog Cofrestru ymhob awdurdod lleol heb fod yn rhaid i Aelodau neu staff cymorth Aelodau orfod casglu a fformadu’r deunydd.

3.9    Bydd fformadu a llwytho cofrestrau etholwyr Cymru yn eu cyfanrwydd ar y system rheoli achos yn cymryd tua 30 awr. Gellir gwneud hyn unwaith y flwyddyn gan ddefnyddio adnoddau staff sydd eisioes ar gael yn y Cynulliad, heb ddim costau ychwanegol, gan ddefnyddio staff y gwasanaeth TGCh. Os yw’n well gan Aelod gael diweddariadau misol, gallant wneud cais am gopïau gan y Swyddog Cofrestru, eu fformadu, a’u hanfon ymlaen i’r gwasanaeth TGCh i’w rhoi ar y system – fel sy’n digwydd ar hyn o bryd.

3.10  Gofynnodd y Comisiywnyr am oblygiadau diogelwch y data os yw staff y Cynulliad yn cael y cofrestrau’n uniongyrchol gan y Swyddogion Cofrestru. Byddai’r Comisiwn yn dod yn reolwr data i’r dibenion hyn. Caiff y wybodaeth ei chasglu a’i storio mewn rhan ddiogel o’r system. Gall Aelodau a’u staff gael mynediad at y wybodaeth fel ar hyn o bryd, a byddai’n rhaid iddynt brosesu’r wybodaeth yn unol â deddfwriaeth diogelu data, ond ni fyddai hyn yn newid y sefyllfa bresennol.